Invertir en formación en idiomas es una decisión cada vez más habitual en empresas que trabajan con clientes, proveedores o equipos internacionales. Pero cuando llega el momento de revisar el presupuesto de formación, aparece una pregunta inevitable: ¿qué retorno está generando realmente esta inversión?
Saber cuánto cuesta un programa de inglés para empleados es relativamente sencillo. Mucho más difícil es determinar qué valor real para su corporación está generando, ya no solo la decisión de incluir el programa, sino cómo afectan los resultados que se van obteniendo. Una mejora en el nivel de idioma puede traducirse en mayor autonomía, una comunicación más eficaz con clientes internacionales, menos dependencia de terceros o una mayor capacidad para asumir nuevas responsabilidades.
Por eso, medir el ROI de la formación en idiomas no consiste únicamente en aplicar una fórmula. El verdadero reto es establecer una relación entre la formación, las competencias adquiridas y los resultados que la empresa necesita conseguir.
¿Qué es el ROI de la formación en idiomas?
ROI son las siglas de Return on Investment, es decir, retorno de la inversión. En el ámbito de la formación, este indicador permite comparar la inversión realizada con los beneficios económicos que pueden atribuirse a los resultados obtenidos.
La fórmula básica es:
ROI = [(beneficio obtenido – inversión) / inversión] × 100
Por ejemplo, si una empresa invierte 20.000 € en un programa de formación corporativo en idiomas y obtiene unos beneficios atribuibles a esa inversión de 30.000 €, el ROI sería del 50 %.
Sin embargo, en cursos de idiomas online la cuestión no termina con la fórmula. El principal desafío consiste en determinar qué resultados pueden relacionarse realmente con la formación.
Si un empleado mejora su inglés, ese aprendizaje puede tener consecuencias que no aparecen inmediatamente en la cuenta de resultados. Puede participar directamente en una reunión con un cliente extranjero, gestionar documentación sin ayuda, colaborar con un equipo internacional o asumir una posición para la que antes no tenía las competencias lingüísticas necesarias.
Por eso, para medir correctamente el ROI de un programa de idiomas hay que mirar más allá del coste del curso.
¿Por qué es importante medir el ROI de la formación en idiomas?
Durante mucho tiempo, los programas de formación se han evaluado principalmente a través de indicadores de actividad: número de empleados inscritos, horas realizadas, cursos completados o porcentaje de participación.
Estos datos son útiles para gestionar un programa, pero no responden a la pregunta que realmente interesa a dirección: ¿qué ha conseguido la empresa gracias a esta inversión?
Medir el ROI permite conectar la formación con los objetivos de la organización y tomar mejores decisiones sobre el presupuesto disponible. También ayuda a identificar qué programas funcionan mejor, qué perfiles necesitan más apoyo y dónde existen oportunidades de mejora.
En el caso de los idiomas, esta medición resulta especialmente relevante porque el nivel lingüístico puede afectar directamente a la capacidad de una persona para desenvolverse en determinados contextos profesionales.
Una empresa que quiere crecer internacionalmente, por ejemplo, puede necesitar que determinados perfiles sean capaces de negociar, presentar productos, atender clientes o colaborar con equipos internacionales en otro idioma.
En ese contexto, la formación en idiomas deja de ser simplemente un beneficio para los empleados y pasa a formar parte de una estrategia de negocio.
El ROI de la formación empieza antes del curso
Uno de los errores más habituales consiste en intentar calcular el retorno cuando la formación ya ha terminado.
En realidad, la medición debería comenzar mucho antes.
Para saber si una formación ha funcionado primero hay que definir qué se quería conseguir. Después, es necesario conocer la situación de partida, establecer indicadores y hacer un seguimiento de la evolución.
Podemos resumirlo en cuatro pasos:
Necesidad → formación → aplicación → resultado
Por ejemplo, una empresa puede detectar que parte de su equipo comercial tiene dificultades para realizar reuniones en inglés.
La necesidad sería mejorar la comunicación profesional en este idioma. La formación debería desarrollar las competencias necesarias para hacerlo. Posteriormente habría que comprobar si los empleados aplican esas competencias en su trabajo y, finalmente, analizar qué impacto tienen sobre los objetivos comerciales.
Esta conexión es la que permite pasar de medir una actividad formativa a medir su impacto.
- Defina qué quiere conseguir con la formación
Antes de seleccionar un curso, conviene formular una pregunta muy sencilla:
¿Para qué necesita la empresa mejorar el nivel de idiomas de sus empleados?
La respuesta puede ser muy diferente dependiendo de la organización.
Quizá el objetivo sea preparar a un equipo para trabajar con clientes internacionales. O reducir la dependencia de traductores. O facilitar la movilidad interna. O conseguir que determinados profesionales puedan participar en proyectos internacionales.
Decir simplemente “queremos mejorar el inglés de la plantilla” resulta demasiado genérico para medir resultados. Un objetivo como “conseguir que el equipo comercial pueda realizar reuniones y presentaciones en inglés con clientes internacionales” permite establecer indicadores mucho más concretos. Cuanto mejor definido esté el objetivo inicial, más fácil será determinar posteriormente si la formación ha generado el resultado esperado.
- Conozca el nivel de partida
No todos los empleados parten del mismo nivel. Y este aspecto es especialmente importante cuando se trata de idiomas.
En una misma organización pueden convivir profesionales con niveles A1, B1, B2 o C1. También pueden existir diferencias importantes entre las distintas competencias: una persona puede comprender perfectamente una conversación en inglés y, sin embargo, tener dificultades para expresarse oralmente.
Por eso, antes de diseñar un programa es recomendable establecer una línea base.
Los test de nivel y las evaluaciones iniciales permiten conocer las competencias actuales y detectar las principales necesidades de cada participante.
Esta información sirve para evitar uno de los problemas más frecuentes de la formación corporativa: ofrecer exactamente la misma formación a personas que tienen necesidades completamente diferentes.
- Calcule el coste real de la formación
Para calcular el ROI no basta con conocer el precio de las licencias o del curso.
La inversión real puede incluir diferentes elementos: materiales, profesores, desplazamientos, espacios, gestión administrativa o el tiempo que los empleados dedican al aprendizaje.
En determinados programas también puede ser relevante considerar el coste de oportunidad asociado al tiempo que los profesionales no están realizando sus tareas habituales.
Cuanto más precisa sea la estimación de la inversión, más fiable será el cálculo posterior del retorno.
- Determine qué debería cambiar después de la formación
Una vez definido el objetivo y conocida la situación inicial, hay que decidir qué resultados deberían observarse después.
En una formación en idiomas pueden existir indicadores directamente relacionados con el aprendizaje, como la evolución del nivel o la mejora de determinadas competencias.
Pero también pueden existir indicadores relacionados con la aplicación profesional del idioma.
Por ejemplo, si el objetivo es mejorar la comunicación con clientes internacionales, puede ser interesante observar si los empleados son capaces de gestionar directamente más reuniones, presentaciones o comunicaciones.
Si el objetivo es mejorar la autonomía de determinados equipos, puede analizarse si disminuye la necesidad de recurrir a compañeros o servicios externos para determinadas tareas.
La clave está en definir los indicadores antes de empezar, no elegirlos después en función de los resultados obtenidos.
7 KPIs para medir el ROI de la formación en idiomas
No existe un único KPI que permita determinar si un programa de idiomas ha sido rentable. Lo más recomendable es combinar indicadores que permitan observar diferentes etapas del proceso.
- Evolución del nivel lingüístico
El primer indicador es, lógicamente, comprobar si el nivel de los participantes ha mejorado.
Comparar la situación inicial con los resultados obtenidos después de un periodo de formación permite conocer la evolución de cada empleado y del conjunto de la organización.
Por ejemplo, puede analizarse cuántos participantes han pasado de A2 a B1, de B1 a B2 o de B2 a C1.
Esta información permite demostrar que se ha producido un aprendizaje, aunque por sí sola todavía no demuestra un retorno económico.
- Progreso individual
El nivel final es importante, pero también lo es conocer cómo ha evolucionado cada persona.
Un programa corporativo puede incluir empleados con diferentes niveles, ritmos de aprendizaje y necesidades profesionales. Por ello, analizar el progreso individual permite detectar quién está avanzando adecuadamente y quién puede necesitar otro tipo de apoyo.
También permite identificar si determinados itinerarios o modalidades de aprendizaje están obteniendo mejores resultados.
- Tasa de finalización
La tasa de finalización indica cuántos participantes completan el programa previsto.
Es un indicador relevante para conocer el nivel de participación y detectar posibles problemas de compromiso o de diseño del programa.
Sin embargo, conviene no confundirlo con el ROI.
Una tasa de finalización elevada no significa necesariamente un ROI elevado.
Un empleado puede completar un curso y no aplicar posteriormente lo aprendido. Del mismo modo, un programa con una duración más corta puede generar un impacto mayor si está perfectamente alineado con las necesidades del puesto.
- Mejora de competencias
El progreso puede analizarse de forma más detallada observando competencias concretas.
En idiomas, esto puede incluir speaking, listening, writing, reading, vocabulario o gramática.
Esta información es especialmente útil cuando el objetivo de la formación está relacionado con una competencia profesional específica.
Por ejemplo, si determinados empleados necesitan participar en reuniones internacionales, la capacidad de comunicarse oralmente puede ser más relevante que otros aspectos del aprendizaje.
- Aplicación del idioma en el puesto
Este es uno de los indicadores más interesantes y, al mismo tiempo, uno de los que más fácilmente se olvidan.
Aprender un idioma tiene valor profesional cuando el empleado puede utilizarlo en situaciones reales.
¿Puede participar en una reunión internacional? ¿Puede responder a un cliente? ¿Puede leer documentación especializada sin ayuda? ¿Puede realizar una presentación? ¿Puede comunicarse directamente con otros miembros del equipo?
Estas preguntas permiten evaluar la transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo.
- Autonomía de los empleados
La mejora de las competencias lingüísticas puede aumentar la autonomía de determinados profesionales.
Un empleado que antes necesitaba ayuda para comunicarse con clientes internacionales puede llegar a gestionar esas interacciones directamente.
En determinados contextos, este cambio puede traducirse en ahorro de tiempo, reducción de costes o una mayor capacidad operativa.
- Indicadores de negocio
Finalmente, hay que observar si la formación está relacionada con cambios en indicadores empresariales.
Dependiendo del objetivo, pueden utilizarse métricas como ventas internacionales, número de clientes atendidos directamente, tiempo dedicado a determinadas tareas, costes de traducción, incidencias de comunicación o capacidad para asumir proyectos internacionales.
No todos los programas permitirán establecer una relación económica directa, pero cuanto más clara sea la conexión entre la necesidad inicial y el indicador elegido, más sólida será la evaluación.
Del aprendizaje al resultado: cómo conectar los KPIs
Una buena estrategia de medición no analiza cada indicador de manera aislada.
Lo interesante es observar la relación entre ellos.
Por ejemplo:
Nivel inicial → formación → mejora de competencias → aplicación → resultado empresarial
Imaginemos una empresa que quiere aumentar la capacidad de su equipo comercial para trabajar con clientes internacionales.
Primero se evalúa el nivel de inglés de los empleados. Después se desarrolla un programa adaptado a sus necesidades. Tras un periodo determinado se mide la evolución de sus competencias y se analiza si utilizan el idioma en reuniones y presentaciones.
Finalmente, la empresa puede estudiar indicadores relacionados con la actividad internacional del equipo.
Esta metodología permite construir una relación lógica entre la formación y el resultado, en lugar de asumir que cualquier mejora posterior es consecuencia directa del curso.
¿Cómo calcular el ROI de un programa de inglés para empleados?
Una vez recopilados los datos, puede aplicarse la fórmula tradicional:
ROI = [(beneficio atribuible a la formación – inversión) / inversión] × 100
Supongamos que una empresa invierte 20.000 € en un programa de formación en inglés.
Durante el periodo posterior, identifica 30.000 € de beneficios económicos que pueden atribuirse razonablemente a los resultados de la formación.
El cálculo sería:
[(30.000 – 20.000) / 20.000] × 100 = 50 %
El programa tendría, en este caso, un ROI del 50 %.
Pero este ejemplo simplifica una cuestión importante: atribuir resultados económicos a una acción formativa no siempre es sencillo.
Un aumento de las ventas, por ejemplo, puede depender de múltiples factores: nuevos productos, cambios de mercado, campañas comerciales o evolución de la demanda.
Por eso, el cálculo del ROI debe realizarse con criterios realistas y teniendo en cuenta otros factores que puedan haber influido en los resultados.
ROI y métricas de formación: no es lo mismo
Una de las claves para evaluar correctamente un programa de idiomas es distinguir entre actividad, aprendizaje, aplicación e impacto.
Decir que 500 empleados han realizado un curso proporciona información sobre la actividad.
Decir que el 70 % ha mejorado su nivel proporciona información sobre el aprendizaje.
Decir que una parte significativa de esos empleados utiliza ahora el idioma en situaciones profesionales proporciona información sobre la aplicación.
Y demostrar que esa mejora ha contribuido a reducir costes, aumentar la autonomía o mejorar determinados resultados proporciona información sobre el impacto.
Las cuatro perspectivas son importantes, pero no significan lo mismo.
Por eso, un cuadro de mando de formación no debería quedarse únicamente en el número de participantes o las horas realizadas.
¿Cuál es un buen ROI para la formación en idiomas?
No existe un porcentaje universal que permita decir si un programa de formación en idiomas ha sido rentable.
El resultado dependerá del objetivo, el perfil de los empleados, el nivel inicial, la duración del programa, el contexto de la empresa y los indicadores utilizados para medir el impacto.
Además, algunos beneficios pueden aparecer a corto plazo, mientras que otros requieren más tiempo.
Una mejora inmediata en la capacidad de atender clientes internacionales puede observarse relativamente pronto. En cambio, el impacto sobre la movilidad interna, la promoción profesional o la capacidad de expansión internacional puede desarrollarse durante un periodo mucho más largo.
Por eso, un ROI debe interpretarse siempre dentro del contexto y del objetivo para el que se diseñó la formación.
El error más caro: formar a todos igual
Imaginemos una empresa con 500 empleados que decide implantar un programa general de inglés.
A primera vista, parece una buena solución.
Pero al analizar la plantilla descubrimos que 100 empleados ya tienen un nivel C1, 150 necesitan alcanzar B2 y otros 250 parten de niveles A1 o A2.
Si todos reciben exactamente el mismo programa, una parte importante de la inversión estará mal dirigida desde el principio.
La personalización no consiste únicamente en ofrecer diferentes niveles. También implica tener en cuenta el puesto, las responsabilidades, las competencias que necesita cada profesional y el objetivo que persigue la empresa.
El proceso debería comenzar con una evaluación y continuar con una asignación adecuada de contenidos, objetivos y ritmo de aprendizaje.
Cuanto más relevante sea la formación para la necesidad real del empleado, mayor será la probabilidad de que el aprendizaje se aplique posteriormente.
Cómo aumentar el ROI de la formación en idiomas
Medir el ROI permite conocer el resultado. Pero también es posible actuar sobre diferentes variables para aumentar las posibilidades de obtener un buen retorno.
Personalice el aprendizaje
Una plantilla no es un grupo homogéneo.
Los empleados tienen diferentes niveles, funciones, horarios, objetivos y necesidades. Adaptar el aprendizaje a estas diferencias permite concentrar los recursos allí donde pueden generar mayor valor.
Relacione el idioma con el puesto
El aprendizaje resulta más relevante cuando responde a situaciones que el empleado encuentra en su trabajo.
No necesita exactamente el mismo inglés una persona que gestiona clientes internacionales que otra que trabaja principalmente con documentación técnica.
Relacionar los contenidos con el contexto profesional facilita la aplicación posterior de las competencias.
Establezca objetivos medibles
“Mejorar el inglés” es un objetivo demasiado amplio.
“Conseguir que el equipo pueda realizar reuniones comerciales en inglés” permite establecer una meta mucho más concreta y definir cómo se va a evaluar. De hecho, metas de este tipo permiten personalizar el aprendizaje con cursos de idiomas específicos, como los de los módulos Dexway, con muchos cursos que mejoran habilidades blandas mientras se estudia inglés o español.
Combine aprendizaje y seguimiento
El seguimiento permite conocer si los empleados están avanzando y detectar posibles problemas antes de que afecten al resultado final.
Los datos de progreso también ayudan a los responsables de formación a tomar decisiones sobre contenidos, niveles y participación.
Mida antes y después
Sin una referencia inicial es difícil demostrar evolución.
Una evaluación previa permite establecer una línea base y comparar posteriormente los resultados obtenidos.
Facilite la continuidad
La adquisición de una competencia lingüística requiere práctica y continuidad.
Por eso, un programa de idiomas debe facilitar que los empleados puedan mantener una actividad de aprendizaje compatible con sus responsabilidades profesionales.
¿Qué debe medir una empresa cuando invierte en idiomas?
La respuesta dependerá del objetivo.
Si el objetivo es mejorar el nivel general de la plantilla, tendrá sentido prestar especial atención a la evolución de las competencias lingüísticas.
Si el objetivo es apoyar la internacionalización, será más relevante analizar la capacidad de determinados equipos para trabajar directamente con clientes o compañeros de otros países.
Si el objetivo es preparar a profesionales para nuevas responsabilidades, habrá que observar si la formación les permite asumir esas funciones.
En definitiva, no existe un cuadro de mando universal para la formación en idiomas.
Existe el cuadro de mando adecuado para cada objetivo empresarial.
De medir cursos a medir capacidades
La evolución de la formación corporativa apunta hacia una cuestión más amplia: las empresas no necesitan simplemente que sus empleados hagan cursos.
Necesitan desarrollar las capacidades que requiere el negocio.
Esto supone cambiar el punto de partida.
En lugar de comenzar preguntando: “¿Qué curso podemos ofrecer?”, la pregunta debería ser: “¿Qué competencias necesita este puesto y cuáles debe desarrollar esta persona?”
A partir de ahí, la formación puede convertirse en una herramienta para cerrar las brechas existentes y preparar a los empleados para las necesidades actuales y futuras de la organización.
En el caso de los idiomas, este enfoque permite pasar de una estrategia basada en ofrecer cursos a una estrategia basada en desarrollar competencias lingüísticas relevantes para cada perfil profesional.
El ROI de la formación no empieza con una fórmula
Medir el retorno de la formación en idiomas es mucho más que calcular un porcentaje.
Empieza por identificar una necesidad concreta, conocer el nivel de partida, establecer objetivos, seleccionar la formación adecuada y realizar un seguimiento de la evolución.
Después hay que comprobar si las competencias adquiridas se aplican realmente en el puesto y si esa aplicación contribuye a mejorar los resultados que la empresa buscaba conseguir.
Por eso, la pregunta no debería ser únicamente: “¿Cuánto hemos invertido en formación en idiomas?” . La pregunta más interesante es: “¿Qué nuevas capacidades tiene ahora nuestra organización gracias a esa inversión?”. Cuando la respuesta puede medirse con datos, la formación deja de ser únicamente una partida presupuestaria y empieza a convertirse en una inversión vinculada a las necesidades reales del negocio.
¿Quiere medir y mejorar el impacto de la formación en idiomas?
Dexway permite evaluar el nivel de los empleados, adaptar el aprendizaje a sus necesidades y realizar un seguimiento de su progreso para que las organizaciones puedan gestionar la formación en idiomas con una visión basada en datos.
Descubra cómo Dexway puede ayudarle a desarrollar las competencias lingüísticas de su organización.